Die Speicherung der Akten ist wesentlich für Dimensionierung und Nutzungsverteilung des künftigen Rathaus-Ensembles. Vor diesem Hintergrund haben wir Bürgermeister und Gemeinderat eine Anregung zur digitalen Archivierung übersandt.

„Gesendet: Mittwoch, 5. November 2014 08:06
Betreff: Anregung zur digitalen Archivierung der Akten-Registratur der Gemeinde Seefeld

Sehr geehrter Herr Bürgermeister, sehr geehrte Damen und Herren Gemeinderäte,

aufgrund der mitleiderregenden Bilder in der Presse kennt man inzwischen im ganzen Landkreis die Situation der Akten-Registratur der Gemeinde Seefeld.

Doch die Bilder von Verwaltungsmitarbeitern vor  überquellenden Registraturen in schimmeligen Kellern und verwahrlosten Speichern erregen nicht nur Mitleid. Sie werfen auch Fragen auf: Warum haben die Verantwortlichen nicht schon lange ein Projekt zur digitalen Archivierung durchgeführt? Warum macht man das nicht jetzt? Nur ein Bruchteil der (abgeschlossenen) Vorgänge muss aus rechtlichen oder archivarischen Gründen im Papier-Original aufbewahrt werden. Warum setzt man nicht ein Projekt zur Digitalisierung der Registratur auf, um die Zeit bis zur Fertigstellung des Anbaus sinnvoll zu nutzen?

Statt zu warten bis die alten Akten in ein neues Gebäude einziehen dürfen, sollte man dafür sorgen, dass sie durch moderne Speicher-Medien mit komfortablem Zugriff ersetzt werden. Wie bereits bei vielen anderen Kommunen. Das hat auch wesentlichen Einfluss auf die effiziente Raumnutzung und -dimensionierung in der Lösung ‚Sanierung + moderner Anbau‘. Im Vorfeld des Bürgerentscheids war viel von Modernität die Rede. Modernität zeigt sich vorrangig weniger an den Gebäuden sondern mehr an den Inhalten derselben.

Wie bereits in unserem Schreiben vom 31.10.2014 erwähnt, gibt es das Angebot eines Mitbürgers mit einer entsprechenden Firma im Rahmen eines bürgerschaftlichen Engagements kostenfrei eine Analyse und möglicherweis mehr durchzuführen. Vielleicht ist das eine Möglichkeit, hier von der Stelle zu kommen und die offensichtlich vorhandenen Bedenken gegenüber einer solchen Lösung zu überwinden (zur Klarstellung: es geht nicht um das sogenannte ‚papierlose Büro‘).“

Antwort der Gemeinde

Erfreulicherweise gab es auch gleich eine Antwort des 2. Bürgermeisters Josef Schneider:

„Gesendet: Mittwoch, 5. November 2014 09:54 

vielen Dank für Deine ausführlichen Informationen. Nach Rücksprache mit dem 1. Bürgermeister Wolfram Gum werden wir das Thema einer kritischen Prüfung unterziehen.“

Ein Gespräch am Rande der Bürgerversammlung am 05.11.2014 hat leider ergeben, dass es sich um ein Missverständnis handelte. Während Josef Schneider den kulturellen Aspekt eines Archivs verstanden hatte, geht es uns wesentlich um den abgeschlossenen Geschäftsverkehr der Gemeinde.