Dienstag, den 03. März 2015 haben in der Gemeinderatssitzung zwei Beratungsunternehmen ihre Angebote zum (möglicherweise zu überarbeitenden) Raumbedarf der Gemeindeverwaltung vorgestellt.

Dazu haben wir eine Mail an die Gemeinderäte mit einigen Anmerkungen und Anregungen geschickt.

‚Gesendet: Mittwoch, 4. März 2015 09:15
Betreff: Ermittlung Raumbedarf Neugestaltung Rathaus Seefeld

Sehr geehrte Damen und Herren,

gestern haben sich im Gemeinderat zwei Beratungsunternehmen vorgestellt, die – zumindest in unserem Verständnis – den künftigen Raumbedarf der Gemeindeverwaltung in einem transparenten Prozess objektivieren sollen.

Wir können nicht beurteilen, welche Gespräche mit den beiden Anbietern im Vorfeld geführt wurden. Es scheinen aber Missverständnisse geblieben zu sein. Diese lassen sich aber sicher (auch außerhalb einer Gemeinderatssitzung) ausräumen.

Von Seiten der Initiative haben wir immer angeboten, die Umsetzung des Bürgerentscheids zu unterstützen. Erfreulicherweise haben wir in unseren Reihen auch die eine oder andere Erfahrung in der erfolgreichen Optimierung von Organisationsstrukturen und Geschäftsprozessen (allerdings nicht im Kommunalbereich). Vor diesem Hintergrund ein paar allgemeine Anmerkungen zur Vorgehensweise:

 Einsatzszenarien

Erstes Ziel der Aktivität ist eine optimale/angemessene Organisation der Gemeindeverwaltung Seefeld bei Bezug eines neuen Gebäudes, d. h. mit einem Zieltermin in etwa 3 Jahren. Ziel ist entsprechend nicht die Optimierung der aktuellen Organisation mit den aktuellen Mitarbeitern und der aktuellen Arbeitsteilung in den aktuellen räumlichen Rahmenbedingungen.

Insofern erscheint es sinnvoll, in einem ersten Schritt die Rahmenbedingungen in 3 Jahren zu skizzieren. Eventuell ist es auch förderlich, mehrere Ziel-Szenarien zu entwerfen (dazu gab es in der Sitzung auch Anmerkungen von Herrn Dr. Gasser und Frau Villing).

Rahmenparameter können etwa sein

• Operative Archive sind digitalisiert (dazu könnte man die Zeit im Exil im Technologiepark nutzen)
• ein weiterer Teil der Services (welche?) wird auch online angeboten (diese Services müssen aktiv vermarktet werden; auch dazu könnte man die Zeit im Exil nutzen)
• IT-Unterstützung weiterer Geschäftsvorgänge
• Arbeitsplatzkonzepte, die von einer höheren Zahl von Teilzeitarbeitsplätzen, d.h. von nur zeitweise genutzten Arbeitsplätzen, ausgehen

Darüber hinaus sollten die Annahmen über weiterreichende grundsätzliche Entwicklungen und Einflussfaktoren skizziert werden, z. B.:

• eine gestern diffus angesprochene ‚Kommunalreform‘
• Personalbeschaffung schwierig -> Effizienzdruck auf die Verwaltung
• Einwohnerzahl bleibt grundsätzlich stabil

Über die Rahmenparameter sollte in und mit der Bevölkerung möglichst bald Konsens hergestellt werden.

 Standardprozesse

 Bezüglich Aufbau- und Ablauforganisation scheint es sinnvoll, sich beim jetzigen Stand der Diskussion an (dokumentierten) Standard- bzw. Zielprozessen zu orientieren  Es handelt sich im Untersuchungsgebiet um einen stark durch Gesetze und Verwaltungsvorschriften reglementierten Bereich und auch hier gelten trivialerweise die allgemeinen Grundsätze der Organisation (wie möglichst vorgangsabschließendes Arbeiten und andere gestern erwähnte Prinzipien). Von diesen Standard- bzw. Zielprozessen (passend zu den jeweiligen Rahmenbedingungen) sollte man nur mit sehr überzeugenden Argumenten abweichen. Es scheint in diesem Umfeld wenig sinnvoll, in einem ersten Schritt mit hohem Aufwand Bottom-Up von den aktuellen Ist-Prozessen auszugehen.

Standardwerte

 Ähnlich sollte man sich beim aktuellen Stand der Überlegungen an Standardwerten orientieren (das deckt sich mit den von Herr Schindlbeck erwähnten Benchmarks). Dies gilt z. B. für Richtwerte für Verwaltungsmitarbeiter pro Einwohnerzahl, Empfehlungen für Raumgrößen. Beim jetzigen Stand der Diskussion spielt es (noch) keine große Rolle, ob etwa +/- 2 Verwaltungsmitarbeiter oder ob 17 statt 15m².

Nach unserem Verständnis geht es in dem anstehenden Schritt um eine grundsätzliche Klärung, ob ein Rathaus mit 1.250 m² + als bauliche Hülle für eine leistungs- und zukunftsfähige Gemeindeverwaltung möglich, sinnvoll und angemessen ist (im Unterschied zu etwa 1.800 m²) und nicht um eine (aktuell nicht mögliche) Detailoptimierung.

Wir begrüßen ausdrücklich die in der Diskussion von verschiedenen Gemeinderäten erwähnten Ziele Sachlichkeit, Nachvollziehbarkeit und Transparenz und leisten gerne unseren Beitrag dazu.

 Mit freundlichen Grüßen‘